Wie is mijn ideale klant?
Inmiddels is het al weer 6 jaar geleden dat ik, door mijn toenmalige werkgever werd gevraagd om als vertrouwenspersoon aangesteld te worden binnen de organisatie waar ik werkte. Een organisatie waar ruim 1500 personen werkzaam zijn. Hij vroeg mij dit omdat hij al geruime tijd merkte dat collega’s mij makkelijk opzoeken om hun verhaal aan kwijt te kunnen. Op het moment dat hij mij dit vraagt, zeg ik enthousiast ‘ja’. Naast mijn werk als coach, doe ik dit er graag bij.
Op dat moment besef ik totaal nog niet wat deze functie, in zal gaan houden. Praten en luisteren met collega’s, hun vertrouwen niet beschamen, dat doe ik nu toch ook al? Daar zal niet veel aan veranderen. Enthousiast begin ik anderen te vertellen dat ik ook de vertrouwenspersoon binnen het bedrijf ben geworden. Zo ook tegen een collega die als afgevaardigde in de OR zit bij onze moedermaatschappij. Zij vraagt mij of ik deze functie wel kan combineren met mijn rol in de OR, waar ik op dat moment ook al een paar jaar lid van ben. Haar vraag zet mij op dat moment gelijk aan het denken. Ik kan haar daar, op dat moment, nog geen duidelijk antwoord op geven. Dit is voor mij een grote reden om op Google het woord vertrouwenspersoon eens in te tikken en te zoeken.
Wat ga ik eigenlijk doen?
Op het moment dat ik op zoeken heb geklikt, wordt voor mij gelijk duidelijk dat je niet zomaar even vertrouwenspersoon wordt of bent. Ik schrik bij het zien van het aantal opleidingen en van het feit dat er ook wel aardig wat voorwaarden aan deze rol zitten. Ik lees en zoek verder, slok informatie op en voel me steeds vervelender. Ik heb, in mijn volle enthousiasme, volmondig ‘ja’ gezegd zonder te weten waar ik echt aan begonnen was. Op dat moment besluit ik om de volgende dag met mijn leidinggevende om tafel te gaan zitten zodat ik dit met hem kan bespreken. Ik wil nog steeds de vertrouwenspersoon binnen het bedrijf zijn, maar dan wel goed opgeleid en gecertificeerd. Zodat ik echt kan bieden wat er van een vertrouwenspersoon verwacht mag worden. Gelukkig snapt hij wat ik bedoel en mag ik de opleiding gaan doen.
Nu, 6 jaar verder kan ik zeggen dat ik blij ben dat ik die keuze gemaakt heb. Veel ervaring en gesprekken rijker, heb ik veel geleerd, gezien en vooral gehoord.
Sinds 2 jaar werk ik niet meer als interne vertrouwenspersoon maar ben ik als externe vertrouwenspersoon gaan werken en heb ik bedrijven als mijn klant. Zo ben ik beschikbaar voor meerdere bedrijven en hun medewerkers.
De verschillen
De afgelopen jaren heb ik gemerkt dat er veel verschillende bedrijven en organisaties zijn. Onlangs vroeg een bekende mij: als je nu je minst ideale (1) en je meest ideale (2) klant zou moeten beschrijven, hoe zien deze er dan uit? Waar heb je het gevoel dat je toegevoegde waarde bied als vertrouwenspersoon? Daar hoef ik niet lang over na te denken:
- De organisatie die volgens de formaliteiten, strikte regels en opgezette protocollen werken.
- De organisaties die niet volgens de formaliteiten, strikte regels en opgezette protocollen werken
Voor mij als vertrouwenspersoon, geloof het of niet, werkt het ’t prettigste om voor een organisatie te werken die niet volgende de formaliteiten enz. werken. Ik hoor je denken: “huh? Dat is toch juist wel prettig, dan weet iedereen waar hij/zij aan toe is?” .
Klopt! Ik zal uitleggen waarom ik hier inmiddels, door schade en schande, anders over denk:
- De organisatie die zich aan de regeltjes houdt is vaak een organisatie die een OR heeft of een ISO (of andere) certificering met als eis dat er een vertrouwenspersoon aangesteld dient te worden voor de medewerkers. Dit gaat vaak vooral om een formaliteit, als werkgever ben je namelijk verantwoordelijk om je werknemers te beschermen tegen PSA (zie blog over Psychosociale Arbeidsbelasting).
Door een vertrouwenspersoon aan te stellen heb je voldaan aan deze eis.
De medewerkers kunnen, op intranet, een link vinden met een naam en telefoonnummer van de vertrouwenspersoon. In veel gevallen staat erbij vermeld onder welke voorwaarden de medewerker contact mag opnemen met de vertrouwenspersoon. Zelf merk ik, dat ik als vertrouwenspersoon een gesprek heb bij een dergelijke organisatie, dat dit gesprek meestal erg laat is, laat omdat er al veel gebeurd is, de werknemer niet meer weet hoe/wat ze kunnen doen, zich in een hoek gedrukt voelen en geen uitweg meer zien, dus op het laatste moment nog een strohalm pakken en een gesprek met de vertrouwenspersoon aanvragen. Het liefst zonder dat iemand binnen het bedrijf hier vanaf weet, buiten werktijd en op neutraal terrein. Wat uiteraard mogelijk is, tenslotte zijn alle gesprekken met mij vertrouwelijk. Echter kiest deze medewerker er vaak voor om, op welke manier dan ook, afscheid te nemen van het bedrijf. Wat mij dan troost is dat ik hen heb kunnen helpen om weer vol vertrouwen de toekomst in te kijken.
- De organisatie die zich niet helemaal aan de regeltjes houdt, maar vind dat hun medewerkers recht hebben op een vertrouwenspersoon. Niet omdat het moet, maar omdat het kan! Deze organisaties houden zich eigenlijk ook aan de regels, zorgen er ook voor dat formaliteiten kloppen, maar dan meer vanuit het menselijke aspect. Zorgen voor de medewerkers, dan zorgen zij voor jouw bedrijf/klanten. Door ze de gelegenheid te bieden om met de vertrouwenspersoon in gesprek te kunnen, wanneer de medewerker daar behoefte aan heeft. Als organisatie bieden zij de mogelijkheid voor een luisterend oor. Als de medewerker last heeft van privézaken en hem of haar dan toch de gelegenheid bied om met een vertrouwenspersoon in gesprek te gaan, ómdat je weet dat de medewerker hier baat bij heeft. Dan ben je als organisatie goéd bezig. Met elkaar zorg je ervoor dat de ander niet overloopt, niet in een eventuele burn-out terecht komt en daardoor voor langere tijd in de ziektewet komt.
Ben je dit als organisatie verplicht? Niet zo strikt op deze manier! Zorgt het voor een goede werknemer tevredenheid? Absoluut! Een duidelijke Win/Win situatie.
Mijn ideale klant
Mijn ideale klant is dus eigenlijk die organisatie zoals beschreven in nummer 2.
Mijn doel voor de komende 3 jaar: alleen maar ideale klanten vinden!
Waarom? Omdat ik dan écht bedrijven help om medewerkers een vertrouwde en fijne werkplek te bieden.